Lieu événementiel idéal : la checklist pour bien choisir

La réussite de votre événement d’entreprise dépend des animations choisies, mais aussi du lieu idéal retenu. Le dépaysement est essentiel pour permettre aux participants de plonger dans une atmosphère de laborieuse détente ! Comment choisir le lieu événementiel parfait pour votre événement professionnel ? Voici la checklist que vous propose votre partenaire Envol.

 

Choisir le lieu événementiel idéal pour votre événement professionnel : checklist

De nombreux critères sont à prendre en considération dans le choix de l’endroit idéal, quels que soient les événements d’entreprise envisagés.

Budget

La détermination précise de votre budget est le préalable indispensable à toute organisation d’événements. Il est en effet le facteur déterminant qui va orienter vos diverses recherches pour trouver une salle selon vos besoins.

Le choix du lieu

Que ce soit pour des réunions de travail, un team building ou une soirée de gala, il est important d’opter pour le lieu qui répond parfaitement à l’organisation de vos événements.

Si vous avez besoin de calme et de sérénité pour des séminaires professionnels comme des formations, des réunions de travail où la réflexion est essentielle, le cadre idéal peut être une abbaye ou un manoir. Ce type de lieu propose des salles de réunions, et même des salles de réceptions.

Si vous voulez mettre en place des séminaires d’intégration de nouveaux arrivants, ou encore des salons professionnels dédiés à votre force commerciale, nous vous suggérons un lieu unique évoquant faste et réussite. De nombreux châteaux proposent une location de salle de réunion.

Si votre objectif est d’allier séminaire de travail et team building, il est intéressant de choisir un lieu atypique doté d’un extérieur. Un vieux corps de ferme aménagé peut accueillir des réunions de travail. La partie grange peut être l’écrin d’une animation avec pour objectif de fédérer vos collaborateurs autour d’un jeu festif quel que soit le temps. Ce peut être un cadre exceptionnel pour travailler tout en faisant passer un message fort à vos collaborateurs !

Si vous recherchez un lieu bien situé pour un lancement de produit ou la tenue d’un salon professionnel, nous vous proposons un palais des Congrès, un centre de conférence ou un parc des expositions. Un tel lieu est idéal pour la location d’espaces à la mesure des événements privés ou professionnels que vous envisagez.

Si vos événements professionnels sont prévus sur plusieurs jours, il vous faut aussi penser à restaurer et à loger les participants. Un manoir ou un hôtel-restaurant peut vous permettre de loger sur place. Et si sa capacité d’accueil est insuffisante, des gîtes à proximité viennent en complément.

Capacité d’accueil

Vous devez connaître le nombre de participants, ou tout du moins une fourchette basse et haute. Le lieu doit être pourvu d’un parking privé suffisant. Si parmi les convives, il y a une personne à mobilité réduite, vous devez prévoir un lieu lui permettant tous les accès.

Restauration et pause gourmande

Un espace dédié à la restauration doit exister.

Avez-vous la possibilité de prévoir l’organisation d’un banquet, d’un brunch ou d’un cocktail dînatoire après la journée d’étude avec un traiteur de votre choix ou bien est-ce une prestation incluse ?

Des déjeuners d’affaires dans un cadre plus formel peuvent aussi être envisagés, si le lieu est pourvu d’un restaurant.

Lorsque la restauration est possible sur place, cela évite un surcoût, une perte de temps et des déplacements.

Une journée de travail intensif doit être entrecoupée de pauses gourmandes : café ou jus de fruits et mignardises. Renseignez-vous afin de savoir si c’est prévu dans l’offre.

Durée de location

Souhaitez-vous un événement sur une demi-journée ou sur un week-end entier ? Là encore, cette information est déterminante dans le choix du lieu. Si votre événement se tient sur plusieurs jours, vous devez prévoir une possibilité de couchage sur place ou à proximité.

Jardins et espaces détentes accessibles

Certains lieux proposent des espaces de réception dédiés à la détente, tels un bar avec salon, un SPA, une piscine ou autres activités de bien-être. Il est important de permettre aux participants de bénéficier de moment de détente personnel, à l’écart du groupe quand l’événement se tient sur plusieurs jours.

Est-il envisageable de prévoir une animation team building dans le jardin ?

Il vous faut savoir si de tels espaces sont accessibles sans autorisation. Et si tel n’est pas le cas, est-ce qu’elles sont facturées en sus ? Est-ce qu’un forfait collectif est possible ?

Présence de personnel ?

Est-ce que du personnel est à votre disposition, tel qu’une hôtesse d’accueil, une personne référente ou encore un régisseur technique ? Du personnel professionnel est un avantage à considérer qui vous décharge de toutes problématiques d’intendance.

Il est important de savoir si leur présence est facturée en option ou comprise dans le forfait.

Lieu privatisable ?

Il est également bon de savoir si le lieu est privatisable partiellement ou entièrement. En fonction de votre projet, vous pouvez avoir besoin de calme, d’occuper divers lieux en alternance. Des sujets peuvent également nécessiter confidentialité et sécurité !

Salle de réunion équipée

Il est indispensable que les salles de réunions soient équipées :

• en matériel vidéo et audio comme un vidéoprojecteur, un projecteur, des micros, un système de sonorisation adapté à la taille de la pièce et au nombre de participants ;
• avec des prises réseaux accessibles ainsi que du wifi gratuit;
• d’un local technique avec une mise à disposition de matériel de rechange.

Situation et accès routier

Le lieu doit être aisément accessible : sortie d’autoroutes à proximité, gare SNCF, accès routier bien indiqués.

Le lieu permet-il l’accès de camion en cas de logistique importante ?

Durée de l’événement

Un événement professionnel peut durer une demi-journée comme un week-end. Il faut bien vérifier les dates et les heures de début et de fin de la location.

Si votre séminaire prévoit un temps de préparation avant l’arrivée des participants, il faut que ce soit prévu dans l’offre. Il faut aussi demander si une option dépassement du temps est possible, et à quel prix.

Lieu événementiel idéal en fonction des animations retenues

Si le lieu retenu comporte un extérieur verdoyant suffisamment grand, pleinement accessible, il est possible de prévoir des animations telles qu’un team building .

Un lieu doté de plusieurs salles, et privatisable, permet l’organisation d’animations de cohésion d’équipe en intérieur.

Si le lieu est situé à la campagne et si l’événement est prévu sur 2 jours, il est envisageable de réaliser un séminaire d’entreprise avec des animations en extérieur.

Les choix d’animations team building ne manquent pas, vous pouvez consulter notre catalogue ici.

Que peut vous apporter l’agence Envol dans le choix du lieu idéal ?

L’agence événementielle Envol est spécialiste de l’organisation de vos événements privés et professionnels, de véritables projets sur mesure, depuis bientôt 20 ans.

Les événements professionnels doivent être une expérience exceptionnelle pour vos salariés afin de renforcer le sentiment d’appartenance et la fierté de faire partie de la société. C’est pourquoi il est primordial de privilégier des intervenants professionnels telle une agence événementielle qui sait comment organiser parfaitement de tels événements.

Envol vous propose un projet clé-en-main qui inclut un forfait régi et une liste de partenaires avec qui nous avons l’habitude de travailler en toute confiance. Nous assurons également la planification de l’événement, la logistique, le montage et le démontage des concepts d’animations retenus ainsi que la liaison avec les différents intervenants.

Si vous avez un projet événementiel, le plus simple, c’est de nous contacter !