Pourquoi organiser une soirée événementielle ?
Vous vous demandez pourquoi il est important d’organiser une soirée événementielle ? Simplement parce que ces types d’événements permettent de communiquer autrement. Vous pouvez ainsi transmettre de nombreux messages à vos salariés, vos clients et fournisseurs. En plus, si votre stratégie de communication est efficace, vous allez marquer les esprits durablement ! C’est bon pour votre image.
Lisez la suite, vous y trouverez de précieux conseils !
Pourquoi organiser une soirée événementielle ?
Les soirées événementielles sont l’occasion de rassembler de nombreuses personnes, venant d’univers parfois différents, parfois de services qui ne communiquent jamais entre eux. Ce sont donc de véritables moments corporate.
Organiser un événement d’entreprise est alors un formidable coup marketing, si la communication événementielle est bien gérée. Convier des clients VIP et des partenaires à un événement privé renforce aussi le sentiment d’appartenance, premier pas vers la fidélisation.
Des soirées événementielles pour quelles occasions ?
Toutes les occasions sont susceptibles d’être concernées par une soirée événementielle salariale :
- au niveau de l’entreprise : un anniversaire d’entreprise, un arbre de Noël…
- à plus grande échelle : les salons professionnels, les séminaires d’entreprise avec lancement de produit. L’idéal étant de les faire suivre d’une soirée close-up atypique mémorable.
Vous pouvez aussi imaginer une journée d’étude dédiée au tourisme d’affaires, avec apéritif et soirée de gala.
Quoi qu’il en soit, proposer une soirée et faire vivre des moments inoubliables est toujours gage de réussite assurée, encore faut-il en connaître tous les codes !
Comment organiser un tel événement ?
Travaillez sur votre projet événementiel plusieurs mois à l’avance. Il est, en effet, indispensable d’en établir les grandes lignes en amont. Le hasard n’y a pas sa place. C’est pourquoi l’agence événementielle Envol vous accompagne en vous aidant à déterminer votre road board en toute sérénité.
Qui ?
À qui est destiné cet événement professionnel ?
- les salariés de votre entreprise pour une occasion festive et conviviale ou dans le cadre d’une réunion de travail ;
- des partenaires financiers et des fournisseurs ;
- des clients VIP à qui vous voulez présenter en avant-première un nouveau produit, une évolution technologique…
En fonction du public cible, une date, un lieu et une animation seront déterminés.
Quand envisager un événement professionnel ?
Déterminer la date qui convient au plus grand nombre est essentiel. Il est donc important d’y réfléchir très tôt.
Vous devez penser à la location de matériel et à la disponibilité d’un lieu de réception. Ne négligez d’ailleurs pas cet élément !
Où organiser une soirée événementielle ?
Trouver le lieu idéal pour votre soirée événementielle est primordial. Une location de salle doit répondre à divers critères :
- Quel est le nombre de participants ?
- Quel type d’animation de soirée est prévu : des jeux interactifs et incentives, un atelier avec décor volumineux ou encore des activités en extérieur ?
- Quel est votre budget d’événement ? Il faut le définir précisément en amont.
Le choix de l’endroit dépend aussi de l’impact que vous visez :
- Un lieu d’événementiel unique et atypique en met plein la vue. Imaginez une soirée d’entreprise sur une péniche ou dans un manoir ! Le dépaysement est total !
- Un site champêtre avec des jeux en plein air est parfait pour passer un moment convivial entre collègues.
- Un espace événementiel avec un auditorium convient à un séminaire d’entreprise ou une conférence.
Une piste de dance est un plus, elle peut permettre de terminer la soirée avec légèreté.
Gardez à l’esprit qu’il faut penser à avoir une vision d’ensemble de votre projet : l’organisation de vos événements n’en sera que meilleure.
Quoi ?
Le poste animation de soirée reste le plus délicat. Avez-vous déterminé quel est l’objectif de votre événement professionnel ?
La cohésion de groupe, fêter un anniversaire ou un nouveau produit, la mise en lumière d’un salarié qui part à la retraite…
L’animation retenue a toute son importance. Le thème de la soirée doit motiver, amuser et dynamiser l’ambiance. En fonction du public invité, vous pouvez choisir :
- un escape game ou des simulateurs de réalité virtuelle : biathlon, golf… pour les addicts de sensations fortes ;
- une animation cocktail des îles, un atelier œnologie ou encore un challenge culinaire sur notre décor penché pour une expérience sensorielle inédite ;
- un jeu en salle de type murder-party pour attiser l’esprit de vos invités ;
- un divertissement prestigieux avec un spectacle music-hall cabaret, ou participatif avec un magicien au plus près de vos convives ;
- un moment chic et atypique avec notre animation soirée casino…
Un conseil rien que pour vous : placez une borne photo et invitez vos convives à immortaliser ce moment inoubliable. Ils seront enchantés de le partager sur leurs réseaux sociaux. C’est tout bénef pour vous.
Pour le poste restauration, pensez au service traiteur, qui peut même être gastronomique ! C’est parfait pour régaler vos invités. Sous forme de cocktail dînatoire, c’est aussi une excellente idée : convivial et informel. Une soirée réussie se profile à l’horizon !
Pour une soirée événementielle réussie…
Tout un chacun ne peut se prévaloir d’être un organisateur d’événements. Il est conseiller de se faire accompagner d’une agence événementielle. Nous savons, en effet, comment vous concocter une soirée inoubliable, clé-en-main. En vous appuyant sur un professionnel de l’animation d’événement, vous ne prenez aucun risque.
L’agence d’événementiel Envol est conceptrice d’événements ingénieux. Nous pouvons nous charger de tout : du montage / démontage des décors et jeux à l’animation de la soirée.
Nous connaissons de nombreux prestataires. Il nous est donc facile de vous trouver le lieu idéal, compatible avec la thématique de soirée retenue, ainsi que le traiteur à proximité. Par ailleurs, nous pouvons animer votre soirée : nos hôtesses et animateurs sont des professionnels de ce domaine.
Et après ? Il est intéressant de remercier les invités pour leur participation. Un mail accompagné de quelques photos choisies peut leur être envoyé. Vous pouvez aussi imaginer un questionnaire de satisfaction : il est toujours intéressant de connaître le ressenti des participants.
Vous avez un projet, faites-nous part de tous vos besoins : après avoir étudié vos souhaits, un devis avec différentes options vous est proposé. Pas de stress, Envol est à vos côtés.