Organiser la distribution des cadeaux lors de votre arbre de Noël 

C’est le casse-tête chaque année lorsque pendant votre arbre de Noël, vient le moment de la distribution des cadeaux par le Père Noël ! Entre ceux qui ont peur du célèbre monsieur à la barbe blanche et ceux qui trépignent et pleurent d’impatience ! La pression est à son comble lors du moment fatidique, et au lieu d’apprécier le moment, vous avez hâte qu’il se termine !

Pour répondre à cette question et vivre ce moment en toute sérénité et pour pouvoir profiter aussi des animations de votre arbre de Noël, j’ai décidé de vous écrire un petit article de blog qui va vous apporter quelques éléments de réponses ! Car oui, c’est une question qui revient assez souvent lors de nos échanges avec nos clients CSE (comité social et économique) organisateurs d’arbre de Noël.

Comment faire pour que ce ne soit pas la pagaille lors de la distribution des cadeaux ?

Anticiper !

Tout d’abord, il faut s’organiser un peu en amont, quelques semaines avant à l’automne par exemple.

Après avoir déterminé qui sont les enfants concernés, établissez un listing, définissez quelles sont les tranches d’âge, le type de cadeaux , demandez un catalogue et faites une sélection courte par tranche d’âge, privilégiez les chèques cadeaux à partir de 10 ans et pour les adolescents.
Définissez le budget alloué par enfant et donc votre enveloppe budgétaire pour cette dépense.

Vous pourrez commencer à démarcher un prestataire spécialisé. Veillez à ce que le fournisseur propose l’option emballage des cadeaux et l’étiquetage au nom de chaque enfant, prévoyez d’être livré la veille directement sur le lieu de l’événement, car cela représente un énorme volume de marchandises, l’emplacement à allouer ne sera pas à négliger !

Bien évidemment si votre CSE le permet et que vous avez un maximum de volontaires, vous pouvez désigner une équipe chargée d’emballer, étiqueter et livrer les cadeaux.

 Prévoir rend le pas assuré

Prévoyez de mettre à jour votre liste d’enfants jusque le jour J, il peut y avoir de nouvelles entrées et sorties dans l’entreprise.

Prévoyez impérativement un ou deux cadeaux en plus, de type mixte, cela évitera qu’un enfant se retrouve sans cadeaux le jour J, cela ne coutera pas bien cher au CSE et évitera le malaise le jour J, la déception d’une famille, la tristesse d’un enfant. Vous aurez surement l’occasion dans l’année de les utiliser à d’autres fins lors d’un concours ou de les replacer l’année d’après.

A quel moment distribuer les cadeaux ?

Entrons dans le vif du sujet ! Oui nous sommes fournisseurs officiels de comédiens Père Noël ! et organisateur d’arbres de Noël par centaines ! Alors croyez-en notre expérience !

Tout d’abord, prévoyez la distribution des cadeaux après le gouter, le spectacle de Noël ou les animations, ne le faites pas en tout début de journée, sans quoi vous aurez du mal à obtenir l’attention des enfants et donc des parents pour le reste des festivités.
De plus, un cadeau çà se mérite, il faut avoir l’envie, le désirer et trépigner d’impatience, donc faire patienter les enfants, c’est leur rendre service et prolonger le rêve et la fééerie des ces instants mémorables .

Comment organisez la distribution des cadeaux ?

Nos préconisations sont d’une simplicité et pourtant ils rendent bien service à nombre de client !

Premièrement, formez une équipe de petits “lutins” pour assurer la distribution, deux à trois personnes suffisent.
Dédiez un espace pour les cadeaux, idéalement entouré de barrières afin que le public n’ait pas un accès direct et que les petites mains ne soient pas tentées d’y toucher.

Prévoyez juste à côté, à proximité immédiate l’espace décor du Père Noël avec l’installation d’un trône par exemple et deux à trois poufs pour faire asseoir les enfants à coté plutôt que sur les genoux.

Prévoyez la aussi quelques barrières ou des potelets pour empêcher le public d’acceder directement. Prévoyez une petite sonorisation avec micro, pour l’appel des enfants.

Une fois cette configuration bien établie, il ne vous reste qu’à distribuer les cadeaux comme ils viennent à la portée de la main, inutile d’organiser par ordre alphabétique, appelez, deux à trois enfants à la fois, et passer les cadeaus aux petits lutins qui se chargeront de les offrir à l’enfant concerné.

Seuls les enfants qui le souhaitent pourront alors se rendre sur le stand du père Noël, juste à côté pour poser fièrement avec leurs cadeaux pour la photo, n’hésitez pas à prévoir un photobooth avec impression instantanée, pour remettre le cliché souvenir qui immortalisera ce moment aux familles.

Certains enfants ont peur du père Noël et c’est un vrai supplice que de s’en approcher, nombre de fois, ou l’enfant pleur, l’adolescent ne veut pas se faire prendre en photo. N’obligez rien,  laisser libre ceux qui souhaitent le faire et ne forcer rien par une organisation quelconque.

Une gestion efficace des flux

Vous serez surpris de constater la rapidité de cette organisation, il nous arrive fréquemment de distribuer plus de 200 cadeaux en moins de 20 minutes et sans aucun pleur ou contrariété !

Nous espérons vous avoir éclairé sur le sujet, n’oubliez pas de demander conseil à nos chargées de projets, Nous nous ferons un plaisir de partager avec vous notre expérience.