Organisation d’événements

L’organisation d’un événement demande de la rigueur, du savoir-faire mais aussi de l’imagination. C’est pourquoi, Envol vous propose des prestations clef en main selon votre type d’événement et vos envies. Que vous soyez une entreprise, une association, un particulier ou encore un centre commercial, vous trouverez votre bonheur parmi nos propositions d’activités et animations ainsi que nos décorations immersives. Nous vous accompagnons de votre cahier des charges à votre événement le jour J !

Envol, concepteur d’événements ingénieux

Que ce soit l’organisation d’événements privés ou d’événements professionnels, nous nous engageons à vos côtés pour vous transmettre nos idées et nos solutions selon vos besoins et votre cahier des charges que nous vous aidons à définir. Notre équipe qualifié débordent d’imagination et d’un large savoir-faire ce qui permet de créer toujours plus d’événements variés, mémorables et de qualité. Concepteurs, nous nous occupons de l’organisation complète de votre manifestation événementielle, de la définition du cachier des charges jusqu’au jour j, avec la possibilité d’avoir votre régisseur sur place afin que vous profitiez pleinement du moment sans vous souciez des petits détails imprévus et de la coordination des prestataires.

Vos événements professionnels

Spécialisés dans l organisation et la conception d’événements, Envol vous accompagne pour vos soirées d’entreprise, de séminaires mais aussi lors d’une inauguration, d’un arbre de Noël ou encore d’un événement ayant pour objectif de fédérer vos collaborateurs. Confiez-nous votre projet événementiel et nous saurons vous apporter nos compétences et faire vivre vos envies pour des moments inoubliables lors de votre événement d’entreprise.

Vos événements privés

Vous êtes un particulier et vous souhaitez organiser un événement atypique ? Ne cherchez pas plus loin, nous répondrons à vos attentes ! Selon vos types d’évènements, enterrement de vie de jeune fille ou de garçon, anniversaires, mariages ou tout autres événements familiaux, nous nous adaptons à toute forme de prestation afin de donner vie à tous vos désirs.

Définissez votre cahier des charge

Organiser un événement ne s’improvise pas ! il est primordial de définir un cahier des charges, cela aidera votre organisateur d’événement à bien comprendre vos attentes et à respecter et prendre en compte votre budget. Vous trouverez ci dessous quelques pistes pour bien estimer votre cahier des charges.

Partez toujours de l’objectif

Partez toujours de votre objectif et garder le en tête, chaque action, chaque choix que vous ferez devra toujours être en adéquation avec votre objectif derrière votre projet événementiel. Il sera très très différent selon la nature de votre événement : privé ou professionnel.
Quelques exemples :
○ Fédérer votre équipe et la rendre corporate
○ Faire parler de votre entreprise via un média et avoir des retombées médiatiques à l’occasion d’un anniversaire, d’une inauguration de bâtiment ,d’une journée portes ouvertes, d’un lancement de produit,
○ Améliorer vos relations publique avec vos clients, fournisseurs, associés, collaborateurs et leurs familles.
○ Générer du traffic dans votre commerce ou vos salons professionnels
○ Rassembler vos associés à l’occasion des fêtes de fin d’années
○ Développer votre Responsabilité Sociale Economique
○ Former, développer de nouvelles compétences, faciliter le dialogue et le partage dans votre organisation
○ Fidéliser..rassembler, faire plaisir, reconnaître, remercier..

Typologie d’événement

De l’objectif dépendra le format de votre journée évenementielle, il en existe plusieurs dizaine, la liste ci dessous est donc loin d’être exhaustive mais vous donnera une première idée.
Séminaire, journée team building, journée d étude avec intervenant et/ou activité ludique, incentives, soirée d’entreprise, journée famille (family day), animations de magasin, portes ouvertes, inaugurations, soirée de gala, soirée VIP..

Choix du lieu

Pour définir le lieu idéal, il va falloir prendre en compte au minimum 3 critères :
○ Le nombre de convives : une dizaine, une centaine ou un millier de convives n’auront pas la même incidence en terme de gestion et de budget.
○ Le type de lieu : Une salle de réception privée ou publique, un amphitheatre, ou un parc des expositions n’aura pas le même cout, ce dernier nécéssitera plusieurs mois d’anticipation pour être réservé et plusieurs visites techniques en amont.
Un lieu d exception comme un chateau, un manoir, un hôtel au bord de mer, un lieu atypique en France ou à l’étranger pourrait faire de votre réception, un événement remarquable dont on se souviendra longtemps si tel est votre objectif, mais ils se réservent parfois plusieurs années en avance alors est-ce envisageable dans votre situation ? demandez conseil à votre organisateur d’événement !

○Votre budget ! avez vous les moyens de vos ambitions ? y’a t’il d’autres compromis possibles envisageables  ? Comme par exemple un lieu plus modeste habillé par des décorateurs, ou encore un lieu plus simple qui peut cependant avoir du caractère et du charme..

Votre organisateur d’événement doit être en mesure de vous aider là aussi et de vous épargner du temps de recherche.

Moyens dont vous disposez en interne

Peut-être avez-vous quelques ressources et compétences internes : logistique, service technique, communication.. N’hésitez pas à impliquer vos collaborateurs opérationnels dans votre projet événementiel, dosez bien leur implication pour ne pas alourdir leur charge de travail et responsabilités et faites en sorte de choisir des collaborateurs qui ont une bonne résistance au stress. Un événement est une succession d’imprévus qu’il faut savoir gérer émotionnellement !

Projettez vous dans votre futur événement !

Pour vous aider à définir votre cahier des charges, projettez vous dans votre futur événement :
La durée et le type de réception aura une incidence sur le budget : Buffet avec ou sans service traiteur, cocktail dinatoire, repas assis, déjeuner guinguette..

Quelles animations pour votre événement ?

Une animation conviviale ou qui en met plein la vue ? Un spectacle vivant, une animation musicale, des ateliers ludiques, des scénographies ou décors immersifs, des activités ludiques de cohésion, un événement ou il ne se passe rien risque de ne pas être mémorable et s’éloigner de l’objectif.

Ayez une stratégie de communication interne ou externe

Organiser un événement c’est bien, mais n’oubliez pas de le dire à qui voudra bien l’entendre ! Sans pour autant faire systématiquement appel à une agence de communication, il vous faudra au minimum, lancer les invitations, en parler sur vos réseaux sociaux et en interne, et pourquoi pas faire venir un média local pour espérer des retombées médiatiques.

Pour conclure

Une fois que vous aurez listé l’ensemble de ces éléments, il sera enfin possible de définir une enveloppe budgetaire, prenez bien en compte les éventuelles location de matériel dont vous pourriez avoir besoin : tables, chaises, scène, sonorisation, pupitre, podium… ainsi que les prestataires : décorateurs, animateurs, traiteurs..

Envol : Une équipe impliquée à 200% !

Envol vous accompagne pour organiser votre événement et vous aider à réaliser votre cahier des charges en listant ensemble tous les éléments à ne pas négliger. Prendre le temps de rédiger un bon cahier des charges vous permettra de n’omettre aucun point qui pourrait compromettre votre événement ou vous empêcher d’atteindre votre objectif, une bonne gestion de votre budget, des choix bien étudiés afin de nous permettre de choisir les meilleurs prestataires, lieux, animation.

Newsletter

Toutes ces animations sont surprenantes ! Vite, je m’inscris à la newsletter pour être toujours à l’affut des bons plans !