Organiser un séminaire : les clés du succès

Organiser un séminaire est désormais un moyen de développement très utilisé par les entreprises, les organismes privés et publics ainsi que les associations de toutes sortes. C’est également un outil de marketing d’une performance remarquable qui peut donner un effet immédiat. Cependant, l’atteinte de l’objectif fixé dépend de la qualité de l’événement. Raison pour laquelle, il faut l’organiser avec soin. Découvrez les étapes à suivre !

Définir le motif de l’événement

Pour organiser un séminaire de façon bien réussie, le plus logique, c’est de définir au préalable ses attentes. C’est d’ailleurs un moyen d’éviter des erreurs et d’obtenir un gain de temps important. Pour commencer donc, il faut préciser le motif de l’événement. S’agit-il d’une formation, d’un lancement de produits, d’une présentation de bilan ou bien d’un team building ? Cela vous permet de définir le déroulement du séminaire, de créer un bon programme et de choisir les personnes à inviter et à satisfaire.

En cas de lancement de produits par exemple, il faut faire appel à des journalistes ou bien des entreprises partenaires comme des distributeurs. S’il s’agit d’un team building, l’événement concerne le personnel de la société et les dirigeants. Le but est de mettre en place une cohésion d’équipe. Ainsi, il faut intégrer parmi les choses à faire quelques activités de détente qui se font en équipe.

Rédiger le cahier des charges

L’organisation séminaire passe également par la rédaction d’un cahier de charges bien précis. Cela consiste en premier lieu à définir le budget disponible. Il inclut bien sûr les dépenses liées à la location de la salle de séminaire, aux transports et à l’hébergement des participants. Le budget relatif au recrutement de divers prestataires comme les traiteurs est aussi à prendre en compte. L’idéal, c’est de trouver le plafond maximum.

Ensuite, il faut sélectionner le lieu du séminaire. On peut choisir entre un hôtel de luxe, un château, un centre de congrès, une résidence de tourisme…La destination et la qualité du cadre ne sont pas à négliger. Enfin, il faut préciser le nombre de participants, la date du séminaire, les activités divertissantes, les équipements indispensables et les services utiles au bon déroulement de l’événement.

Choisir la salle de séminaire

Dans une région, il peut y avoir plusieurs hôtels, centres de congrès ou établissements dédiés à l’organisation d’événements entreprise. Ainsi, peu importe la destination choisie, il faut aussi prendre le temps de bien sélectionner l’établissement d’accueil. Prendre contact avec les prestataires disponibles est aussi indispensable.

Pour bien s’informer de leurs offres, il est recommandé de leur envoyer une demande de devis à rédiger soigneusement. Il doit indiquer les dates de l’événement, le nombre d’invités ainsi que vos besoins en matière de salles de réunion, d’hébergement, de repas ou encore de matériels. L’offre qui répond à vos attentes et qui correspond à votre cahier de charges est à privilégier.

Réserver l’établissement et lancer les invitations

En dernière étape, il faut procéder à la réservation de la salle de séminaire en prenant soin de confirmer par écrit toutes les prestations fournies par le propriétaire du lieu. Pensez également à informer les autres prestataires de votre décision de ne pas coopérer avec eux. Enfin, il faut envoyer les invitations. N’oubliez pas de confirmer votre commande quelques jours avant le début du séminaire.