Conseils utiles pour établir le budget de votre événement !
Élaborer un budget événementiel nécessite organisation et anticipation. Il vous faut au préalable lister les différents postes comme les dépenses fixes et les dépenses variables. Mais, pas de panique, on vous dit comment établir un budget, quel que soit votre événement d’entreprise !
Budget de votre événement : listing les dépenses à prévoir !
Calculer son budget demande de lister précisément toutes les dépenses à effectuer afin d’anticiper les dépenses imprévues.
Lieu de votre événement
Lorsque vous recherchez un lieu pour votre événement professionnel, renseignez-vous aussi sur la durée de la location, les heures de remise et de restitution des clés. Il arrive qu’une majoration horaire soit appliquée en cas de dépassement.
Vérifiez si le nettoyage du lieu est compris dans le tarif annoncé, si des assurances supplémentaires sont à souscrire…
N’oubliez pas de vérifier si des demandes d’autorisation sont obligatoires : il faut aussi tenir compte du temps passé en appel et/ou rendez-vous physique… L’élaboration du budget sera ainsi plus précise.
Restauration de vos convives
La nature de votre événement a une incidence sur le choix du poste restauration : établissez une grille budgétaire à l’aide des devis reçus.
Petit rappel : un repas-dansant suppose généralement une grande tablée ou plusieurs îlots de tables de 6 à 8 convives, avec des serveurs. Alors qu’une foire ou un salon se satisfera de divers stands de restauration rapide, gastronomique ou non, répartis en des points stratégiques. Quelques mange-debout et/ou tables permettent alors aux invités de prendre un temps pour se restaurer.
Pour maîtriser votre budget, pensez aussi à un apéritif dînatoire avec cocktails et tapas par exemple, très apprécié de la jeune génération.
Parmi les différents postes de dépenses, il vous faut penser aux frais de personnels : vous pouvez également avoir besoin de recourir à des serveurs, des animateurs, des hôtesses d’accueil, des techniciens logistiques pour assurer le montage et le démontage des décors… c’est un coût à prendre en compte !
Décoration de la salle de réception
Décorer le lieu qui accueille votre événement relève des dépenses à effectuer. Faites appel à un organisateur d’événements, car si vous voulez que votre événementiel d’entreprise reste dans les esprits, vous devez aussi vendre du rêve !
Optez pour une déco à base de ballons dorés ou argentés. Nous pouvons vous proposer de superbes structures telles des arches personnalisées qui s’adaptent à tous types d’événements. Nous pouvons aussi vous suggérer une entrée atypique avec l’arche casino, ou encore un décor western ou berbère.
Quelle que soit la thématique choisie, une mise en scène événementielle est toujours importante !
Le poste sonorisation et lumière est très important : théâtraliser un nouveau produit peut vous aider à gagner des ventes. Attention aux frais indirects comme ceux à payer à la SACEM (Société des Auteurs, Compositeurs et Éditeurs de Musique).
Communication événementielle
La communication digitale est à travailler. Nous vous incitons à anticiper les dépenses qui sont liées à cela. La création d’une landing page dédiée à la présentation de votre événement est importante.
Des infographies parlantes pour vos réseaux sociaux, mais aussi à poster sur des sites événementiels sont à créer. Pensez aussi à budgéter les supports de communication traditionnels : réalisation des invitations papier et coût des envois postaux, impressions publicitaires sur goodies…
Prévoyez d’ajuster votre planification des dépenses en temps réel afin de prendre en compte les imprévus dans la gestion du budget.
Pour établir votre budget, des modèles de budgets prévisionnels existent. Un conseil : il peut être judicieux de partir sur le montant du devis le plus élevé, même si ce n’est pas celui qui sera au final choisi. Cela permet de remédier à certaines petites dépenses oubliées. Il est ainsi plus facile d’équilibrer son budget. Et gardez à l’esprit qu’une agence événementielle peut vous accompagner !
Quel budget événement prévoir pour le poste animations ?
L’un des postes de dépenses à ne pas négliger est celui des animations. Afin de réaliser un budget précis, vous devez réfléchir au type de jeux ou spectacles à mettre en place.
Team-building entreprise
Un séminaire de cohésion, d’intégration de nouveaux arrivants ou de rentrée comprend obligatoirement des jeux collectifs. Un team-building Lego, top chrono ou circuit express permet de se détendre tout en prenant conscience de l’importance du travail en équipe.
Les séminaires de travail sur une thématique de société sont également très appréciés : bien-être au travail, gestion des conflits, RSE ou encore cybersécurité…
Animation commerciale
Afin de mettre en avant votre entreprise ou un nouveau produit, il est important de louer un stand lors d’une foire ou d’un salon professionnel. Là encore, établir un budget prévisionnel est essentiel.
Un prestataire événementiel comme Envol peut vous proposer un projet tout-en-un. Nos conseils pour bien choisir votre animation en fonction de votre événement professionnel sont là pour vous aider.
Soirée clients VIP
Il est important de porter une attention particulière à ses clients VIP. Remerciez-les pour leur fidélité et leur confiance en les invitant à une soirée spéciale, en leur honneur. Ne lésinez pas sur le choix des animations, un spectacle époustouflant sera du plus bel effet : un spectacle vivant comme notre animation pyrotechnique ou le Moulin Rouge comme si vous y étiez, c’est parfait !
Si vous souhaitez apporter une touche de fantaisie comique à votre repas, nous vous suggérons de retenir notre faux-serveur. Cette animation événementielle originale et totalement improvisée ravira vos convives.
Quelles sources de financement prendre en compte pour le budget de votre événement ?
Établir votre budget nécessite de définir les dépenses et recettes. Pour le financement, vous avez plusieurs options possibles :
1 – Fonds propres
Le financement en fonds propres parle de lui-même : vous ne comptez que sur les fonds de votre entreprise.
Le fait de déterminer les dépenses en lien avec un projet événementiel dans un budget prévisionnel peut vous permettre de mettre de l’argent de côté en l’anticipant.
2 – Sponsors et subventions
Si la taille de votre événement a une ampleur régionale ou nationale, vous pouvez faire appel à des sponsors ainsi qu’à des subventions : vos fournisseurs et gros clients peuvent juger intéressant de participer, pour leur propre notoriété.
Si votre projet répond à une démarche reconnue d’utilité publique, vous pouvez monter un dossier pour demander des aides financières ou autre.
3 – Participation financière des convives
Le budget familial de vos invités est à prendre en considération avant de partir sur cette 3e possibilité : en fonction de la catégorie socio-professionnelle attendue, elle est, ou non, envisageable !
Mais gardez à l’esprit que l’entrée peut être payante, tout comme la restauration et certaines attractions proposées aux enfants comme aux plus grands.
Et si vous avez une difficulté quelconque pour établir le business-plan de votre événement : faites appel à notre chef de projet événementiel. Il saura vous indiquer les postes à examiner pour fixer un budget événement proche de la réalité. Prenons rendez-vous !