Organiser un week-end d’intégration étudiants

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Vous êtes à la recherche d’idées pour organiser un WEI ou Week-End d’Intégration étudiants inoubliable ? Ne cherchez plus ! Cet article est là pour vous guider. Que vous soyez des membres du bureau d’une association étudiante ou un chargé de l’organisation d’événements d’une école supérieure de commerce, nous avons regroupé pour vous les meilleures activités ainsi que des conseils et des astuces pour une intégration réussie. Alors, préparez-vous à vivre un week-end mémorable, rempli de rencontres, de fous rires et d’aventures !

Conseils et astuces pour planifier un WEI

Planifier un week-end d’intégration étudiants ou WEI peut sembler ardu. Mais avec nos bons conseils et astuces, vous pouvez créer une expérience mémorable pour tous les participants.

Les autorisations pour organiser un WEI étudiants

En tout premier lieu, il est essentiel pour le bureau des élèves d’avoir l’accord du responsable de l’établissement. Par ailleurs, le BDE doit obtenir une accréditation vous permettant d’accéder à l’école en dehors des heures de cours si le moment festif y est organisé.

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Le nombre de participants

Ensuite, il faut déterminer le nombre de lycéens, jeunes bacheliers ou étudiants du campus à convier. Généralement, ce sont les nouveaux étudiants, mais des admissions parallèles  sont parfois proposées aux redoublants ou à certains anciens élèves ayant un rôle de parrain. C’est donc un élément à déterminer afin de prévoir votre budget pour accueillir les nouveaux arrivants.

La date de l’événement

La date de cet événement est essentielle. Il est mieux de la planifier en week-ends. La période idéale se situe en début du premier semestre. Ainsi, la vie étudiante n’est pas perturbée. Ces journées permettent de débuter sereinement ce nouveau cursus, cette année scolaire après le bac. Consultez les différents clubs et associations du campus pour éviter d’organiser le WEI le même jour que  d’autres soirées étudiantes.

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Le programme du week-end d’intégration étudiants

L’établissement d’un programme – emploi du temps festif est un passage obligé :

  • Accueil des étudiants et étudiantes (un moment supplémentaire peut être envisagé quand il y a des étudiants étrangers).
  • Présentation de l’association des étudiants :  les grandes lignes de la vie associative, les projets étudiants de l’année, l’aide proposée en cas de harcèlement ou autres besoins, distribution de goodies
  • Discours du directeur : présentation de l’établissement, de l’équipe management, des pôles et filières (pour grandes écoles, universités, polytechnique), mais également de la pédagogie adoptée.
  • Présentation des universités et entreprises partenaires.
  • Découverte des lieux : lorsque le WEI se fait sur place, cela permet aux étudiants en première année de découvrir en avant-première le campus, les différents bâtiments scolaires, la maison de l’étudiant, le CROUS, les points repas… Les membres des clubs étudiants peuvent planifier des moments « découverte des lieux ».
  • Le lieu du rassemblement s’il se situe en dehors des locaux : l’endroit doit être adapté, accessible et à proximité. Il doit offrir une possibilité d’activités ludiques : excursion en plein air, visite culturelle ou aventure sportive… L’idéal étant de diversifier les expériences pour satisfaire les goûts de chacun.
  • La liste des animations retenues.
  • La restauration : boisson, repas.
  • N’oubliez pas de prévoir du temps libre pour que les étudiants puissent socialiser lors de moments informels, autour d’un verre. Il est important qu’ils puissent discuter entre eux et faire connaissance.
  • Le budget (avec le trésorier): il faut déterminer si cette journée est financée via les frais de scolarité versés par les étudiants à l’établissement ou non. Parfois, elle doit utiliser ses fonds propres qui proviennent en grande partie d’une subvention du FSDIE, destinée au financement des initiatives. Ce financement est uniquement à destination des associations étudiantes.

Les meilleures activités pour un week-end d’intégration étudiants réussi

Pour optimiser l’organisation d’un week-end d’intégration étudiants et favoriser la cohésion de groupe, considérez attentivement plusieurs éléments clés.

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Tout d’abord, il est essentiel de prévoir une variété d’activités qui encouragent l’interaction et la participation de tous les étudiants et étudiantes. Organisez des jeux d’équipe, des défis sportifs ou des ateliers créatifs afin de stimuler la collaboration et de renforcer les liens entre les participants. Vous pouvez aussi proposer un jury composé d’étudiants de deuxième année.

Activités sportives

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Animations ludiques

Un défi balayette infernale, un laser-game ou un tobo jump est un excellent moyen de dynamiser cette journée et de créer une ambiance de folie. Laissez-vous également tenter par une course de sacs. Ambiance étudiante en mode divertissement assurée !

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Ateliers arts et métiers

Un atelier RSE sur une thématique choisie va vous aider à fédérer les étudiants autour de projets sociétaux humanitaires et solidaires.

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Jeux de coopération

Proposez des jeux qui encouragent la collaboration et l’esprit d’équipe pour favoriser la cohésion entre les étudiants. Des activités comme un jeu de piste, un tir à la corde ou un baby-foot géant permettent ainsi de faire connaissance en s’amusant.

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Moments festifs

Vous voulez animer la vie du campus ? Alors pensez aussi à faire la fête avec une soirée étudiante comme une soirée karaoké déguisée ou une soirée jeu ce soir tout est permis. En effet, c’est idéal pour favoriser les échanges et se détendre. Vous contribuez ainsi au lâcher prise sur les challenges de l’année universitaire, en BTS ou lycéenne à venir.

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Instant réflexion

Des activités de team building, telles que des jeux de confiance ou des séances de réflexion en groupe, permettent aux étudiants d’apprendre à se connaître. Ainsi, cela favorise un climat de camaraderie.

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En choisissant des activités variées, l’association des étudiants est certaine de proposer un week-end d’intégration étudiants réussi. Un WEI permet d’encadrer les étudiants du campus venant d’intégrer un cursus scolaire. Vous évitez de ce fait les drames d’un bizutage incontrôlé.

En somme, pour optimiser l’organisation d’un week-end d’intégration étudiants et privilégier la cohésion de groupe, planifiez des activités variées qui encouragent l’interaction. Il est judicieux de créer une publication sur la page Facebook de l’école. Ainsi, vous rappelez les clés et bonnes pratiques d’un WEI réussi !

L’agence d’événementiel Envol peut vous accompagner dans la programmation et la réalisation de ce week-end palpitant. Prenons-rendez-vous !

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