Animations d’événements

Comment organiser une journée porte-ouverte ?

L’organisation de journées portes-ouvertes est une stratégie de communication efficace. Ce format s’adapte aussi bien à l’entrepreneuriat qu’à l’enseignement supérieur. C’est en effet l’occasion de découvrir vos compétences, de mettre en place des visites-guidées afin d’accentuer votre notoriété. Mais savez-vous comment organiser une journée porte-ouverte ?

Voici quelques précieux conseils  !

Quels sont les objectifs d’une journée porte ouverte ?

Une journée portes-ouvertes est, avant tout, l’occasion de faire connaître votre entreprise, votre établissement secondaire ou universitaire auprès du public. Elle est également l’occasion de démontrer vos savoir-faire.

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Pour une entreprise

Généralement, les entreprises ouvrent les portes de l’établissement au public à l’occasion d’un anniversaire, d’une inauguration de locaux ou du lancement d’un nouveau produit.

Une visite-guidée commentée des locaux est alors proposée. Elle vous donne l’opportunité de donner davantage d’informations sur vos différents processus de fabrication. C’est aussi et surtout l’occasion de faire des démonstrations de vos savoir-faire.

Une rétrospective sous forme d’exposition des travaux d’un projet professionnel d’envergure est aussi une chouette idée.

Pour une structure pédagogique

Attirer les meilleurs étudiants est un enjeu pour toutes les écoles ! Ainsi, que vous soyez un centre de formation, une école d’ingénieurs, un lycée professionnel ou un fablab, ouvrir les portes de l’école ou de la structure associative est essentiel pour vous faire connaître et donner envie.

Certains secteurs sont assez concurrentiels comme les métiers du design, de l’audiovisuel, de l’ingénierie. Permettre aux étudiants de rencontrer les équipes pédagogiques et de visiter les locaux peut faire la différence.

Il est important de convier d’anciens élèves qui peuvent avoir la charge d’accompagner des étudiants ou apprentis dans la découverte des lieux. La visite du lycée professionnel par exemple permet aux futurs apprentis de vérifier que les équipements sont récents.

Quant à la visite des locaux universitaires d’un campus, elle aide les futurs étudiants à se projeter dans leurs études. N’oubliez pas la découverte des bibliothèques, des amphithéâtres et de la cafétéria.

C’est l’occasion d’approfondir la communication autour des formations aux métiers que vous proposez.

Comment réussir l’organisation de votre journée porte-ouverte ?

Si vous avez décidé d’organiser une journée porte-ouverte, il est essentiel de planifier cet événement à l’avance. Répertoriez les dates des journées qui vous conviendraient : ainsi, il est plus facile de trouver celle qui conviendra à tous les intervenants (traiteur, loueur de salle, professionnel de l’animation, intervenants des filières concernées…).

Imaginez un format original pour vos portes-ouvertes

Afin de préparer la journée au mieux, il est utile de réfléchir au format de l’événement que vous souhaitez mettre en place : une conférence de présentation de votre entreprise ou école supérieure est une bonne entrée en matière. Elle peut être accompagnée de différents points informations pour des renseignements plus spécifiques.

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Il est aussi possible de prévoir un point information au format vidéo afin de présenter vos diverses filières, votre pédagogie

Choisissez avec soin votre déco événementielle

La décoration est une étape importante dans la réussite de votre porte-ouverte : grâce à une mise en scène événementielle vous pouvez créer une ambiance particulière. Une agence professionnelle peut vous aider à créer une décoration éphémère aux couleurs de votre marque.

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Nous pouvons aussi vous louer du mobilier de réception : mange debout, tables et chaises, barnum, du matériel de sonorisation, etc.

Pensez à des animations et jeux

Il est important de prévoir des animations, des jeux ou des ateliers créatifs.

Un collège peut inviter les élèves à participer à un atelier jeu du tri sélectif : les bonnes pratiques s’apprennent tôt.

Une école de l’hôtellerie-restauration peut par exemple proposer un team-building décor penché ou encore une animation cuisine moléculaire ! Les élèves seront ravis par le non-conformisme de ces animations.

Une classe préparatoire métiers de l’audiovisuel peut inviter les visiteurs à participer à un zapping TV, un team building doublage de film : c’est topissime pour tester son savoir-faire.

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Une association de vignerons peut inviter ses invités à un atelier œnologie afin de les aider à découvrir les vins, mais aussi leurs différentes caractéristiques.

Un centre commercial qui propose un loto des marques ou un jeu roue de la chance attire bien plus les clients.

Créez un coin détente où vos visiteurs pourront se restaurer et discuter avec vos équipes de professionnels.

Il faut également établir le programme de la journée. C’est possible sous la forme d’un flyer remis à l’arrivée de chaque visiteur.

Communiquez sans limite

Parlez de vos portes-ouvertes !

Le format papier reste important, vous pouvez réaliser des affiches originales ainsi que communiquer dans la presse locale. N’oubliez pas la communication digitale ! Les réseaux sociaux sont en effet plus consultés par les jeunes générations que les autres médias. Ils veulent tout savoir d’un seul coup d’œil : notre agence de communication événementielle peut vous conseiller, vous épauler dans l’élaboration de votre plan marketing.

 

L’agence événementielle Envol peut vous accompagner de A à Z dans la conception de votre projet de portes-ouvertes. Prenons rendez-vous afin de nous rencontrer et de discuter concrètement de vos envies, de vos objectifs et de votre vision.

     

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