Pourquoi est-il essentiel d’établir le planning de vos animations !
Vous préparez un événement pro ou festif ? Établir un calendrier des animations est alors essentiel. Il faut en effet planifier en amont vos animations afin d’être certain que tout ce dont vous aurez besoin sera disponible en temps voulu. Envol vous aide à mettre au point votre planning animation !
Établir un planning animation : pour quel but ?
Une animation commerciale en boutique, en entreprises ou pour une structure associative dynamise votre activité et votre image. Toutefois, il y a des périodes à privilégier et des animations à retenir, en fonction de votre secteur d’activité, et tout cela se prévoit !
L’objectif premier d’un événement est d’attirer le client local si vous avez une boutique physique ou une structure accueillant du public.
L’objectif second est de faire parler de votre enseigne ou de votre marque afin que vous soyez perçu comme incontournable dans votre domaine.
La planification de vos actions marketing est un des éléments essentiels d’une communication maîtrisée. Mais encore faut-il penser à planifier vos événements suffisamment à l’avance pour en contrôler et en assurer toutes les étapes !
Établir un planning animation permet d’anticiper la disponibilité des prestataires, de communiquer sur l’événement via une campagne marketing et de ne pas s’éparpiller grâce à la mise en place d’une ligne conductrice. Tout ceci dans le but de vous assurer que tout se déroule idéalement et sans stress.
Cependant, savoir comment planifier n’est pas chose innée…
Comment réaliser le planning de vos événements ?
Nous faisons le point sur les étapes essentielles auxquelles il vous faut penser, cela vous aidera à établir le calendrier des animations à mettre en place pour l’année.
Nous vous conseillons d’anticiper les étapes nécessaires à la mise en forme de vos événements annuels : cours collectifs, entraînements encadrés, idées de sorties, programmes d’activités, séminaires, team-building… Une planification sur le semestre ou le trimestre précédant l’événement est un bon timing.
Définition de vos objectifs dans votre planning animation
Il est important de définir précisément les buts poursuivis par chaque événement. Le planning sera différent en fonction du type d’animations proposées : un événement interne à votre entreprise, comme un team-building précédé d’une journée d’intégration de nouvelles recrues, ou la mise en place d’une activité dédiée à un public cible (tout-petits, ados, actifs ou retraités) ne demandera pas les mêmes grilles de programmations.
Les activités proposées peuvent revêtir toutes sortes de format : une offre ponctuelle et inédite en période scolaire, une animation plus traditionnelle, annuelle ou pluriannuelle…
L’estimation du nombre de participants est aussi à prendre en considération : la taille de la salle à retenir et les commandes auprès d’un traiteur ou autres prestataires de services en découlant. Le format des inscriptions doit aussi être étudié.
Arrêt d’une date pour anticiper votre planning animation
La date de votre animation peut avoir une importance capitale : en effet, elle peut s’appuyer sur une fête traditionnelle très attendue de votre public cible. Dans ce cas, vous n’avez pas d’autre choix que de respecter l’échéance annoncée : Pâques, Noël, Saint Valentin…
Si votre animation a lieu un week-end, vérifiez qu’il n’y a pas déjà un marché hebdomadaire à proximité qui limiterait les places disponibles pour se garer.
Les attractions pendant les vacances scolaires génèrent plus de déplacements (départs pour les vacances). En fonction de votre localisation géographique, assurez-vous que cela vous soit favorable ou non.
Définition du budget dans la planning animation
Il est primordial de définir votre budget « tout-compris », afin de ne pas avoir de surprises ! De ce chiffre dépendra le choix des locations de salle ou d’espaces en extérieur et celui des animations et activités, ainsi que leur durée, les prestataires choisis, le plan marketing, le nombre de participants, etc.
Vous devez aussi prévoir le coût du travail de vos salariés animateurs pour les dimanches et jours fériés. Pensez aux hébergements en pension-complète si leur prestation dure plusieurs week-ends…
Le secteur du tourisme propose de nombreuses activités et nécessite d’être ouvert tous les jours : les charges de fonctionnement qui en découlent sont à intégrées dans le planning financier prévisionnel.
Si vous organisez des événements pour la première fois, un coaching professionnel peut être appréciable. Pour plus d’info, cliquez ici !
Détermination du concept et de la thématique
Que ce soit une animation en centre de loisirs ou en centre sportif, un lancement de produit, une inauguration ou un anniversaire d’entreprise, une foire ou un salon professionnel… savoir dans les détails ce que vous voulez mettre en place et pour quel objectif est obligatoirement à déterminer avec précision.
Le choix du lieu découle bien évidemment de la thématique retenue, mais aussi du public cible : en centre de loisirs ou dans un cadre privé, jeune public, adultes ou séniors.
Si votre but est de proposer des animations sportives en périodes estivales, vous pouvez les diversifier : organiser d’un concours de pétanque, un match de volley-ball ou des activités multisports.
Vous voulez que votre nom soit associé à une fête traditionnelle appréciée : une chasse aux œufs géante pour Pâques est idéale en plein-air lorsque le temps s’y prête.
Pour attirer les familles dans votre localité, vous pouvez envisager d’installer des châteaux gonflables ou une patinoire pour distraire les ados pendant les vacances scolaires.
Des animations pour adultes de type rallye énigmes, marche nordique, rando raquettes ou pédestre ou encore du ski de randonnée s’organisent quant à elles en pleine nature, en toute saison.
Des animations et des temps forts peuvent aussi être prévues en intérieur en toute sécurité : il faut alors vérifier qu’elle est la superficie nécessaire. Des activités physiques en salle comme un tournoi d’arts-martiaux, des cours de Pilate en période de vacances ou une conférence nécessitent moins de place que l’installation d’un team-building décor penché ou qu’une soirée de gala pour le lancement d’un produit avec démonstration.
Création du plan marketing
Réfléchissez à un slogan impactant pour compléter le classique « venez participer nombreux ! » Créez des infographies marquantes présentant quelques bons-plans, ainsi qu’un jeux-concours avec tirage au sort : vos présentations et contenus doivent être inoubliables !
La newsletter est un moyen de communication important. Optez pour des formats ludiques et insolites si votre événement est en lien avec des animations récréatives ou des activités sportives. Vous devrez par contre être plus sérieux, sans artifice mais convivial, si vous proposez des produits ou services plus traditionnels.
Présentez sur une landing page les nombreuses activités que vous proposez. Partagez-la sur les réseaux sociaux et proposer un lien pour télécharger le programme de vos nombreuses animations.
Si vous êtes dans le secteur touristique et du loisir, pensez à contacter les offices du tourisme de votre région et remettez-leur le programme de vos animations, y compris la possibilité de télécharger le programme directement depuis leur site.
Mettez en avant les animations gratuites, faite ressortir l’ambiance conviviale et les moments de détente qui attendent les participants.
Lors de votre événement n’hésitez pas à recueillir les adresses mails des visiteurs.
Voici quelques exemples types de planning que nous proposons : calendriers des animations d’un camping, planning éditorial des événements marketing d’un magasin…
Une agence événementielle peut vous accompagner dans l’élaboration de votre calendrier des animations et événements. Contactez-nous à l’avance, nous aurons ainsi une marge de manœuvre plus importante pour planifier un événement qui répondent 100 % à vos objectifs. Prenons rendez-vous !